Stage - Chargé.e d'événementiel

 

L’institut de l’Engagement accueille un(e) 

stagiaire logistique événementielle

 

L’Institut de l’Engagement

L'Institut de l'Engagement a été créé en 2012 à l’initiative de Martin Hirsch, président en exercice, et Claire de Mazancourt, directrice générale, pour permettre à celles et ceux qui ont révélé leur potentiel lors d'une période d'engagement citoyen, notamment un Service Civique, de construire un avenir ambitieux. En mobilisant un réseau de plus de 350 partenaires (établissement de formation, entreprises, fondations, associations, collectivités…), l'Institut repère ces jeunes à fort potentiel à l'issue d'une procédure d'admission originale puis leur apporte un accompagnement professionnel individualisé, un parrainage, un soutien financier au cas par cas, les sensibilise aux grands enjeux du monde contemporain, dans une dynamique de promotion. L’Institut permet à chaque lauréat de franchir les barrières scolaires, culturelles, sociales ou financières.

 

L'Institut de l’Engagement accueille 700 lauréats par an, avec plus de 90% de succès dans leur reprise d'études, leur recherche d'emploi, leur création d'activité. 

Informations détaillées sur le site https://www.engagement.fr/

 

1. Mission principale

L’association accueille un(e) stagiaire logistique événementielle pour soutenir la chargée de mission événementiel dans l’organisation des Universités de l’Institut de l’Engagement. Les Universités de l’Engagement proposent :

• Des conférences, visites et rencontres permettant aux lauréats de s’ouvrir sur les acteurs et les enjeux du monde contemporain.
• Des forums (métiers, création d’activité, formation) pour donner l’occasion aux lauréats l’occasion de rencontrer de nombreux professionnels.
• Des ateliers qui leur apportent des compétences nécessaires à leur projet

Les lauréats de l’Institut s’y retrouvent pour créer une promotion et développer leur réseau. Ces temps forts peuvent réunir de 200 à 500 personnes.

Le (ou la) stagiaire logistique événementielle est en charge de l’organisation logistique. L’élaboration du contenu des événements relève de la responsabilité du directeur pédagogique de l’Institut de l’Engagement.

 

2. Détails de la mission

Le ou la stagiaire sera sous la responsabilité de la chargée de mission. Il (ou elle) travaillera au quotidien en lien avec les différents pôles de l’Institut (pôle pédagogique, pôle partenariat et Communication et pôle des Affaires générales) sur les tâches suivantes :

 

En amont de l’événement,

• Gestion administrative : Gérer le site d’inscription (mise à jour des informations, gestion et suivi des inscriptions des inscrits, suivi mail et relances téléphoniques) ; Collaborer avec le service des Affaires Générales pour le suivi des factures ; Suivi administratif ;
• Logistique : Rédiger les cahiers des charges prestataires, étudier les propositions ; Organiser et suivre des transports groupés proposés aux lauréats
• Organiser l’accueil des intervenants, leur faire parvenir les informations logistiques nécessaires ;.
• Organiser la répartition des tâches entre les membres de l’équipe organisatrice (équipe de l’Institut, bénévoles)

 

Pendant l’événement,

• Organisation du montage : installation du site, installation des salles, affichage ;
• Coordination sur le terrain : Accueil, restauration, hébergement, gestion des flux, gestion d’autres tâches pluridisciplinaires.

 

Post événement,

• Rédiger le débrief de l’événement ;
• Contribuer à l’évaluation de l’événement : définir des outils de mesure d’impact de l’événement et soutenir le pôle Partenariat et Communication dans le suivi de la restitution auprès des intervenants, des lauréats et des prestataires.
• Contribuer au bilan financier de l’événement, en s’appuyant sur tous les éléments recueillis en amont et pendant l’événement.

 

Compétences requises Capacités d’organisation, d’anticipation

Savoir travailler en équipe projet

Maîtrise et pratique des outils bureautiques, méthodologie base de données, tenue de tableaux de bord

Avoir une bonne pratique et expérience rédactionnelle (courrier, projet, bilan…)

 

Qualités requises

Intérêt pour l’Institut de l’Engagement, ses objectifs et ses valeurs.

Autonomie ; Force de proposition ; Sens pratique ; Rigueur ; Créativité, Curiosité ; Bonne compréhension et reformulation des besoins ; 

 

Lieu de la mission

Le poste est basé dans les locaux de l’antenne Grand Sud- Est de l’Institut de l’Engagement au 1 rue Victor Lastella, 38000 Grenoble. Le ou la stagiaire sera amené(e) à effectuer des déplacements occasionnels et participera aux Universités de l’Engagement (3 à 6 jours, en France).

 

Le ou la stagiaire pourra être amené (e), de manière générale, à participer aux différentes tâches liées à l’organisation et à la vie de l’Institut.

 

Durée de la mission

Stage de 3 mois à compter du lundi 31 août

Temps plein (pas d'alternance)