FINALITES :
Assister le chef de projet dans la réalisation de l'ensemble de ses missions :
o    Le pilotage du projet
o    L'étude des besoins en matière de répit et de soutien aux aidants
o    La définition des services en lien avec les partenaires
o    L'organisation et implantation de la PTF
o    Le montage financier du projet

ACTIVITES :
» Assister le chef de projet en termes d'accueil dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale), la communication, le suivi du projet
»    Participer à l'organisation administrative
» Veiller à l'optimisation du temps du chef de projet en fonction des priorités définies.
» Assister le chef de projet et assurer l'interface entre tous les collaborateurs concernés.
»    Prendre des rendez-vous pour le chef de projet et assurer la gestion des agendas
»    Planifier les réunions internes et externes (montage de comité de pilotage, réunions avec d'autres institutions)
» Proposer et mettre en œuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement ….) afin de garantir un accueil de qualité et le bon déroulement de la réunion ou autre événement
»    Assurer l'accueil téléphonique
» Recueillir et enregistrer le courrier
» Trier et diffuser le courrier
» Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte courrier
» Rédiger des comptes-rendus de réunions
» Rédiger des courriers à partir d'éléments fournis
» Organiser et assurer le classement papier et informatique
» Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier
» Etre force de proposition pour la création d'outils de suivi
» Gestion de l'enveloppe spécifique du projet : participer au traitement des factures (enregistrement, liquidation), tenue à jour de l'état des dépenses, recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures.

COMPETENCES :

» Maîtrise de la langue écrite et orale (syntaxe, orthographe, grammaire, rédaction …)

» Capacités d'analyse, de réflexion et de synthèse

» Esprit d'initiative

» Autonomie dans son fonctionnement

» Capacité à faire circuler l'information.

» Rigueur organisationnelle (classement, gestion des priorités)

» Accueil adapté en fonction de l'interlocuteur et sens relationnel

» Maîtrise des outils bureautiques (Word / Excel / Power Point…), de l'Internet et de l'Intranet

CONNAISSANCES SOUHAITEES :

» action gérontologique

CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER :

» Etre titulaire d'un diplôme requis pour le concours externe d'accès au cadre d'emplois des rédacteurs (niveau IV)

» BTS Secrétariat de Direction ou Assistant Manager souhaité.