Missions du poste:

· Accueillir et identifier la demande des usagers et partenaires
· Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages
· Renseigner les personnes et les orienter vers l'interlocuteur, le service ou le lieu demandé en interne et en externe
· Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux
· Animer, organiser et actualiser un espace d'accueil et d'information: affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs
· Assurer des tâches de secrétariat (gestion courrier, appui secrétariat, opérations de reprographie, classement, frappe et mise en forme de document, ...)
· Consulter, saisir ou mettre à jour des données sur informatique
· Assurer la production des statistiques et autres requêtes pour l'ensemble de la MIFE Loire Sud
· Assurer l'assistance à la vie associative (suivi des convocations associatives, préparation des Assemblées générales, conseil d’Administration et réunions de Bureau)

COMPETENCES TECHNIQUES :
- Veille documentaire
- Utilisation de système d'information et de communication
- Modalités d'accueil
- Techniques de communication
- Règles et consignes de sécurité
- Techniques de prévention et de gestion de conflits
- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
- Méthodes de classement et d'archivage
- Utilisation de machine à affranchir

COMPETENCES TRANSVERSES :
- Etre capable d’analyser et comprendre son environnement de travail
- Etre capable d’arbitrer, de rechercher un compromis, de gérer les tensions et les situations conflictuelles
- Etre rigoureux dans le suivi et le respect des consignes données
- Savoir gérer les priorités, prendre des initiatives, s’adapter à différents acteurs

SAVOIRS FAIRE :
· Présenter une image positive de la structure
· Adopter le bon registre de communication
· Analyse et esprit de synthèse
· Pratiquer l’écoute active
· Connaître les structures, les prestations, les horaires, les modalités d’accueil, réactualiser ces informations
· S’approprier les consignes de changement interne.

Pour en savoir plus, merci de consulter le profil de poste.